Datenschutzinformation für Veranstaltungen

Diese Datenschutzinformation informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen des Fraunhofer-Leistungsbereichs Verteidigung, Vorbeugung und Sicherheit VVS, insbesondere der Konferenz »Future Security«, alles im Folgenden kurz als »Veranstaltung« bezeichnet, verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personen­bezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

 

1.     Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Fraunhofer-Gesellschaft
zur Förderung der angewandten Forschung e.V.

Hansastraße 27 c,
80686 München

Email:              info@zv.fraunhofer.de
Telefon:           +49 (0)89 1205- 0
Fax:                  +49 (0)89 1205-7531

für den

Fraunhofer-Leistungsbereich Verteidigung, Vorsorge und Sicherheit VVS
Geschäftsstelle c/o Fraunhofer IOSB
Gutleuthausstraße 1
76275 Ettlingen

E-Mail:             info@vvs.fraunhofer.de
Telefon:           +49 7243 992-361

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von Fraunhofer ist unter der o.g. Anschrift in München, zu Hd. Datenschutzbeauftragter bzw. unter datenschutz@zv.fraunhofer.de erreichbar.

Sie können sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

 

2.     Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

a)     Veranstaltungsanmeldung

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

• Name, Vorname,
• Firma/Organisation,
• Anschrift, Land,
• E-Mail-Adresse
• ggf. Auswahl verschiedener Programm-Optionen.

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahme­platzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.

Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.

Zudem können weitere Angaben, wie (akademischer) Titel, Position, Telefon, freiwillig getätigt werden. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns beispielsweise, die Veranstaltung interessengerecht planen und durchführen zu können, ggf. Ihr Namensschild Ihren Wünschen gemäß zu beschriften oder Sie bei Rückfragen einfacher kontaktieren zu können.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir nur dann, um Sie zukünftig über ähnliche Veranstaltungen von uns zu informieren, wenn Sie in eine solche Verwendung ausdrücklich eingewilligt haben oder wir Sie darüber bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben. Sofern diese Verwendung nicht auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran unsere Teilnehmer auch auf weitere Veranstaltungen von uns hinzuweisen.

Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand gespeichert und danach gelöscht. Bei kostenlosen Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:

• wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.
• Sie in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
• wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

Im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung über unsere Webformulare arbeiten wir mit dem Dienstleister Mailingwork GmbH, Birkenweg 7, 09569 Oederan (»Mailingwork«) zusammen. Zweck der Zusammenarbeit ist die Erhebung und Speicherung der Online-Anmeldungen sowie der Versand von E-Mails an die Veranstaltungsteilnehmer. Dazu werden die eingegebenen Daten auf den Servern von Mailingwork in Deutschland gespeichert.

Wir haben mit Mailingwork einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert Mailingwork, dass sie die Daten in unserem Auftrag im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleisten.

Sofern Sie sich über ein Online-Formular auf unserer Webseite anmelden, beachten Sie bitte auch unsere unter https://www.vvs.fraunhofer.de/de/datenschutzerklaerung.html abrufbare Datenschutzinformation, in der Sie darüber aufgeklärt werden, welche Daten bereits beim Besuch unserer Webseite erhoben und verarbeitet werden.

Zudem unterliegen wir als Forschungseinrichtung diversen außenwirtschaftsrechtlichen Anforderungen (u.a. VO 2580/2001/EG). Um diesen gesetzlichen Vorgaben ordnungsgemäß nachzukommen, verwenden wir Ihren Vor- und Nachnamen, sowie Anschrift und Geburtsdatum um u.a. Sanktionslistenprüfungen durchzuführen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran die genannten Daten insoweit zu verarbeiten, da uns ansonsten als Verantwortlichen rechtliche Konsequenzen drohen.

b)     Anmeldung zum Newsletter im Rahmen der Veranstaltung

Im Rahmen der Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, sich für die Zusendung unseres regelmäßigen Newsletters zu registrieren. Dies können Sie entweder Online, im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung oder direkt auf der Veranstaltung selbst, durch das Eintragen der E-Mail-Adresse auf einem dafür vorgesehenen Formular, tun.

Sie bekommen im Anschluss eine Registrierungsbenachrichtigung, die Sie bestätigen müssen, um den Newsletter zu empfangen (sog. Double Opt-In). Dies dient uns als Nachweis darüber, dass die Registrierung tatsächlich von Ihnen initiiert wurde.

Wir senden Ihnen den Newsletter ausschließlich zu, sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben.

Die Abmeldung ist jederzeit möglich, z.B. über einen Link am Ende eines jeden Newsletters. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch gerne auch jederzeit an info@vvs.fraunhofer.de per E-Mail senden.

Ihre E-Mail-Adresse wird nach Widerruf Ihrer Einwilligung zur Zusendung des Newsletters umgehend gelöscht, sofern Sie nicht in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder diese nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist.

c)      Foto- und Videoaufnahmen

Um die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren werden Fotos und Videos angefertigt. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können, sodass es sich dabei um personenbezogene Daten handelt.

Die Aufnahmen werden für Nachrichten im direkten Zusammenhang mit der Veranstaltung und für die interne Berichterstattung bei Fraunhofer verwendet.

Darüber hinaus werden die Aufnahmen für die Nachberichterstattung auf unseren Medienplattformen wie Facebook, Instagram oder unserer Webseite veröffentlicht. Diese Verarbeitung ist insbesondere erforderlich, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und zu bewerben.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke sind berechtigte Interessen im Sinne der genannten Vorschrift.

Die Aufnahmen werden für 3 Jahre gespeichert.

 

3.     Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

a)           Zur Vertragsabwicklung

Soweit dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Veranstaltungspartner zum Zwecke der Planung und Durchführung der Veranstaltung sowie ggf. die Weitergabe von Zahlungsdaten an unseren Zahlungsdienstleister bzw. Kreditinstitute, um die Zahlung der Teilnehmergebühren abzuwickeln. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

b)          Zu weiteren Zwecken

Darüber hinaus geben wir Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben oder
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

 

4.     Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Vereinssitzes wenden.

 

Widerspruchsrecht Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@zv.fraunhofer.de.